Administración de documentos

Administre todas sus etiquetas en una base de datos segura

Innumerables organizaciones todavía tienen problemas con los procesos de aprobación/control de versiones de etiquetas y los procedimientos manuales de garantía de calidad. Estos enfoques heredados del control de calidad son costesos, propensos a errores y no satisfacen muchas de las regulaciones de la industria, lo que aumenta los riesgos de errores en el etiquetado que resultan en cuarentena de productos, reelaboración, desguace, retiros, multas e incluso pérdida de negocios.

 

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Cómo ayuda el sistema de administración de documentos

El Sistema de administración de documentos (DMS) de NiceLabel es una moderna aplicación web HTML que almacena todos los documentos y configuraciones de etiquetas en una base de datos central.

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  • Como parte integral del Sistema de administración de etiquetas, el DMS está a cargo del movimiento de las plantillas de diseño de etiquetas a producción. Es la herramienta de control de calidad y trazabilidad que utiliza para administrar y obtener visibilidad en todas las fases de su proceso de etiquetado.
  • Es parecido a Microsoft SharePoint, pero construido para el etiquetado. El DMS de NiceLabel ofrece un enfoque intuitivo y fácil para controlar todo su proceso de etiquetado de forma centralizada.

Acceso seguro a todos sus documentos


El almacenamiento centralizado y seguro elimina la duplicación

Todos los documentos de etiquetas se almacenan en una base de datos SQL central. Los usuarios registran la entrada y salida de los documentos desde nuestro diseñador de etiquetas, para evitar conflictos en el caso de que múltiples individuos intentaran editar el mismo documento al mismo tiempo.


El control automático de versiones de documentos proporciona transparencia

El control de versiones le brinda una plantilla completa y un historial de solicitudes de cambio para fines de respaldo y auditoría.


La consolidación de las plantillas conduce a operaciones más eficientes

Las plantillas inteligentes de NiceLabel están optimizadas para más de 5000 modelos de impresoras, lo que reduce la cantidad de variaciones de etiquetas que necesita mantener.


La indexación y búsqueda exclusiva ayuda a reducir las duplicaciones

Todos los elementos contenidos en la plantilla de etiquetas están indexados para que los usuarios empresariales busquen, visualicen, comparen y modifiquen plantillas rápidamente. Las búsquedas cubren toda la base de datos, lo que le permite evitar variaciones de etiquetas redundantes o duplicadas.

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Aseguramiento de la calidad

Flujos de trabajo de aprobación seguros y electrónicos

El flujo de trabajo de aprobación de publicaciones automatiza el enrutamiento de los documentos de etiquetas a los gerentes de control de calidad para su revisión y aprobación. Los participantes son notificados automáticamente a través de un correo electrónico enviado directamente desde el DMS. Pueden comparar, aprobar o rechazar cambios directamente en el sistema.

La comparación de etiquetas brinda aseguramiento de la calidad

La función de comparar etiquetas compara automáticamente dos revisiones de etiquetas y resalta gráficamente las diferencias. Puede detectar fácilmente las diferencias que no son evidentes a simple vista y lograr un mayor nivel de control de calidad.

Mantenga el control total de todos los cambios de la etiqueta

Haga cambios en la etiqueta en un entorno de prueba y obtenga una vista previa de estos cambios antes de que se activen en el entorno de producción. Esto protege los datos centrales de la etiqueta y garantiza que no se publiquen cambios sin marcar en la base de datos en vivo. Usted tiene control total sobre cómo y cuándo se publican los cambios, para asegurarse de que la información sea correcta y que la organización esté debidamente informada.

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Trazabilidad y visibilidad insuperables

Trazabilidad insuperable

Nuestro DMS permite nuevos niveles de
trazabilidad y visibilidad.

La función de historial de DMS mantiene una vista gráfica y un registro de datos para cada etiqueta impresa en toda su organización. El historial también mantiene registros de todos los errores, eventos y alertas del sistema. Proporciona las pistas de auditoría y la documentación necesarias para cumplir con los requisitos reglamentarios. La función de informes del DMS le brinda la información que necesita para mejorar y ajustar sus procesos de producción y comparar la carga de trabajo entre servidores, usuarios e impresoras.

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Asegure su proceso de etiquetado con
control de acceso basado en roles.

Los sistemas de administración de calidad y las agencias reguladoras a menudo requieren documentación exhaustiva y pistas de auditoría con respecto a sus procesos de etiquetado. Con nuestro sistema de administración de etiquetas, los administradores tienen control total sobre quién tiene acceso a los procesos de etiquetado específicos y pueden determinar qué nivel de acceso tiene cada usuario. El control de acceso basado en roles (RBAC) regula el acceso a los documentos y recursos según los roles de los usuarios individuales. RBAC es compatible con autenticación de Windows Active Directory.

Control de acceso basado en roles a su sistema de administración de etiquetas
Evite el tiempo de inactividad no planificado con la administración y las alertas de impresoras

Evite el tiempo de inactividad no planificado con la
administración y las alertas de impresoras

El tiempo de inactividad no programada puede generar costosos retrasos para su negocio. El sistema de administración de etiquetas de NiceLabel incluye funciones de administración de impresoras y alertas que proporcionan una visión general en tiempo real de todas las impresoras conectadas, los trabajos de impresión activos y los clientes conectados. Con esta información, el soporte de TI puede resolver rápidamente los problemas de tiempo de inactividad. Los administradores reciben notificaciones automáticas por correo electrónico cuando se producen errores, y los abordan de inmediato.

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E-book
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