Fabrik transformiert die Etikettierung mit NiceLabel

Herausforderungen

  • Zahlreiche Etikettenvorlagen und -variationen
  • Ineffizienter Druckprozess
  • Unsichere Vorlagen führen zu Etikettierungsfehlern
  • Manuelle Qualitätssicherungsprozesse erschweren die Fehlervermeidung

Lösung

  • NiceLabel Etikettenmanagement-System
  • NiceLabel Etiketten-Designer
  • Dokumentenmanagementsystem
  • Integration in die LVS über das NiceLabel Automation Modul

Ergebnisse

  • Fehlerzahl von 10-15 pro Monat auf Null reduziert
  • Reduzierung der Etikettendruckzeit von 1-2 Minuten allein für das Auffinden eines Etiketts auf 10 Sekunden von der Auswahl bis zum gedruckten Etikett
  • Reduzierung der Etikettenvorlagen von 12.000 auf 50
  • 20-30 mit NiceLabel eingesparte Arbeitsstunden pro Woche

Folie5

Ergebnisse in Zahlen

null
Fehler
​Das Unternehmen verhinderte Fehler durch manuelle Dateneingabe.

10
Sekunden
​Etikettendruckzeit von der Etikettenauswahl bis zum gedruckten Etikettenstapel wurde von 1-2 Minuten auf 10 Sekunden verkürzt.

50
Vorlagen
12.000 Microsoft Word Dokumente wurden auf lediglich 50 Etikettenvorlagen reduziert.

Folie2

​Die digitale Transformation Ihrer Etikettierung wird
Etikettenfehler mindern und ein neues Maß an Effizienz ermöglichen.

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Hintergrund

Das Unternehmen fertigt biotechnologische Produkte und verkauft sie an Vertriebspartner.

Durchschnittlich etikettiert dieses Werk ca. 1600 Lieferungen täglich. Die meisten Kunden haben individuelle Spezifikationen für jeden Etikettentyp. Das Lager nutzt zwei IT-Systeme, um die Bestellbearbeitung und Etikettierung zu handhaben: ein Lagerverwaltungssystem (LVS) und ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP).

Branche: Biotechnologie, Fertigung
Lösung: NiceLabel LMS

Herausforderungen

Manuelle Prozesse standen der Effizienz im Weg

Vor der Implementierung von NiceLabel hatte der Kunde mit Fehlern und Ineffizienz aufgrund manueller Prozesse zu kämpfen. Der IT-Leiter des Werks erklärt: “Wir hatten ungefähr 12.000 Microsoft Word Dokumente auf einem Datei-/Druckserver gespeichert. Diese Dokumente enthielten all die unterschiedlichen Etiketten, die wir für unsere Kunden verwendeten. Wir hatten über 30 verschiedene Etikettengrößen, und nichts war standardisiert.”

Mitarbeiter an den Packstationen des Lagers mussten Etiketten direkt aus Microsoft Word drucken. Um eine Kundenbestellung zu verpacken, mussten sie den Kunden im System nachschlagen, den richtigen Etikettentyp für ihn finden, das Etikett öffnen, es mit den richtigen Informationen ausfüllen und schließlich drucken. Aufgrund der enormen Anzahl von Layouts mussten die Mitarbeiter den Drucker manuell anpassen, um das jeweilige Layout handhaben zu können. Wenn das Etikett die falsche Größe hatte oder es ein Problem mit dem Drucker gab, mussten die Mitarbeiter den gesamten Prozess wiederholen, um die nötigen Änderungen vorzunehmen. “Wir schätzten, dass allein das Auffinden der Etiketten, die für eine Bestellung benötigt wurden, 1-2 Minuten in Anspruch nahm. Der Zeitaufwand für das Ändern der Etikettengröße oder die Anpassungen am Drucker sind darin gar nicht enthalten und dieser Prozess musste für jeden Kunden wiederholt werden", erklärt der IT-Leiter.

Ungesicherte Vorlagen erhöhten das Fehlerrisiko

Neben dem an sich bereits zeitaufwändigen Prozess mussten die Mitarbeiter die Daten auf den Etikettenvorlagen zudem manuell ändern. Da die Vorlagen im Microsoft Word Format angelegt waren, konnten sie von beliebigen Personen bearbeitet werden. Aufgrund von fehlerhaften Dateneingaben und unbeabsichtigten Änderungen an Etiketten, kam es zu Problemen. “Das Fehlerrisiko war äußerst hoch, da man den Text auf dem Etikett ändern konnte. Wir hatten jede Menge Fehler aufgrund falscher Chargennummern, falscher Barcodes oder überschriebener Artikelbezeichnungen. All diese Risiken entstanden dadurch, dass die Vorlage nicht gesperrt war.” Das Qualitätsmanagement-Team des Lagers konzentrierte sich vor allem darauf, die Qualität der eingehenden Materialien sicherzustellen. So wurden Etikettenfehler häufig erst vom Kunden entdeckt. Die daraus resultierende Neuetikettierung von Kundenlieferungen war kostspielig, bei durchschnittlich 10 bis 15 Fehlern pro Monat war die Situation schlicht und einfach inakzeptabel. Infolge des Fehlens eines gedruckten Etikettenverlaufs konnten ausgelieferte Etiketten im Fall von Rückrufen oder Kundenbeschwerden nicht zurückverfolgt werden. Außerdem gab es aufgrund des manuellen Prozesses keine Qualitätskontrollen für die Bearbeitung von Etiketten-Änderungsanforderungen.

Die IT-Abteilung entschloss sich, diese Fehler in Angriff zu nehmen, indem sie sich auf die Suche nach einer Etikettenmanagement-Lösung machte, die sich mit den vorhandenen LVS- und ERP-Systemen integrieren ließ. Das Ziel bestand darin, Fehler zu verhindern, die Druckzeit zu verkürzen und die Qualität der gedruckten Etiketten zu steigern.

Lösung

Der Kunde nutzt nun das Etikettenmanagement-System von NiceLabel mit seinem integrierten Etikettendesigner, um Etiketten zu erstellen. Die Vorlagen enthalten vordefinierte Textfelder, um standardisierte Formate und Daten auf jedem Etikett zu gewährleisten. Alle Daten werden in einer sicheren Datenbank gespeichert. Das Dokumentenmanagement-System (DMS) von NiceLabel schafft die Grundlage zur Nutzung eines Änderungsanforderungsprozesses im Werk, der die Umsetzung von Änderungen und ausführliche Testläufe ermöglicht, bevor die Änderungen in die Echtzeit-Produktionsumgebung übernommen werden.

Die Anwender haben nun über eine Druckschaltfläche im LVS die Möglichkeit, alle Etikettendaten per Webdienst an das NiceLabel Automation-Modul zu senden. Das Automation-Modul setzt diese Daten dann in das Layout ein und druckt das Etikett. So müssen Anwender keine zusätzlichen Daten eingeben oder eine zusätzliche Auswahl vornehmen; alle Daten werden aus dem LVS auf elektronischem Weg in das Etikettenmanagement-System übertragen.

Ergebnisse

NiceLabel optimiert den Druckprozess und verhindert Fehler

Durch die Implementierung von NiceLabel konnte der gesamte Druckprozess optimiert werden. “Mitarbeiter können jetzt direkt aus NiceLabel oder aus unserem Lagersystem heraus drucken”, so der IT-Leiter. “Alle Kundendaten werden aus unserem ERP-System automatisch an NiceLabel übergeben. Alle notwendigen Anpassungen an den Druckereinstellungen werden im Etikett gespeichert und an den Drucker übertragen, sodass keine manuelle Eingabe nötig ist.” Dieser vollständig in sich geschlossene Prozess sorgt dafür, dass die Daten einwandfrei sind und Fehler aufgrund von manueller Dateneingabe auf ein Minimum reduziert werden können. Tatsächlich konnte das Unternehmen die Fehleranzahl seit der Implementierung von NiceLabel von 10-15 Fehlern pro Monat auf null Fehler senken.

Digitalisierung führt zu einem effizienteren Betrieb

Ein weiteres Ziel des Kunden bestand darin, den Zeitaufwand in Verbindung mit dem Etikettendruck zu reduzieren. Nach Implementierung von NiceLabel und Automatisierung des gesamten Etikettendruckprozesses konnte die Zeit für die Einleitung eines Etikettendruckauftrags von 1 bis 2 Minuten allein für das Auffinden des benötigten Etiketts auf 10 Sekunden von der Etikettenauswahl bis zum gedruckten Etikettenstapel verkürzt werden. Außerdem war das Unternehmen in der Lage, die verwendeten Vorlagen zu standardisieren, weswegen heute weniger Vorlagen verwaltet werden müssen. “Statt 12.000 Microsoft Word Dokumenten haben wir heute nur noch 50 Vorlagen. Früher hatten wir etwa 30 verschiedene Etikettengrößen; heute haben wir drei.” Die Vorteile der Digitalisierung eines weitgehend manuellen Prozesses liegen auf der Hand. “Wir schätzen, dass wir dank der NiceLabel Lösung zwischen 20 und 30 Stunden pro Woche einsparen können”, erklärt der IT-Leiter. Die Flexibilität von NiceLabel versetzt das Unternehmen außerdem in die Lage, seinen Kunden nach wie vor das Maß an individuellen Etikettenanpassungen zu bieten, das sie benötigen. “Wir haben viele verschiedene Arten von Daten in unserem ERP-System. Kunden wollen maßgeschneiderte Texte und Artikelnummern, und NiceLabel eignet sich dafür perfekt.”

Kunden und Mitarbeiter erkennen den Wert des neuen Systems

Im Zuge der Implementierung eines neuen Etikettierungssystems mussten sich sowohl Kunden als auch Werksmitarbeiter auf neue Methoden einstellen. Um die Kunden davon zu überzeugen, Änderungen im Rahmen der Etikettenanforderungen zu akzeptieren, war nur wenig Verhandlungsgeschick nötig. Nachdem sie sich selbst von der höheren Präzision und Effizienz des digitalen Etikettenproduktionsprozesses überzeugt hatten, waren sie sofort einverstanden. Ebenso war es bei den Mitarbeitern. Die anfänglichen Bedenken hinsichtlich der Einführung eines völlig neuen Systems verschwanden, nachdem sie die Verbesserungen erlebt hatten, die die Digitalisierung in ihren Arbeitsalltag einbrachte. “Nach ein bis zwei Wochen mit NiceLabel verstand jeder den Wert der Software und des Projekts.”

Wir schätzen, dass wir dank der NiceLabel Lösung zwischen 20 und 30 Stunden pro Woche einsparen können.

IT Department Manager,

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