Una fabbrica trasforma digitalmente l'etichettatura con NiceLabel

Sfide

  • Numerosi modelli di etichetta e varianti di etichetta
  • Processo di stampa inefficiente
  • Modelli non protetti hanno determinato errori di etichettatura
  • I processi di controllo di qualità manuali hanno reso problematica la prevenzione degli errori

Soluzioni

  • Sistema di gestione di etichette NiceLabel
  • NiceLabel Label Designer
  • Sistema di gestione di documenti
  • Integrazione con WMS utilizzando il modulo di automazione di NiceLabel

Risultati

  • Riduzione degli errori da 10-15 al mese a zero
  • Riduzione del tempo di stampa delle etichette da 1-2 minuti per individuare un'etichetta a 10 secondi dalla selezione dell'etichetta a quella stampata
  • Modelli di etichette ridotti da 12.000 a 50
  • Risparmio di 20-30 ore di lavoro a settimana con NiceLabel

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Risultati in numeri

zero
errori
​L'azienda ha eliminato gli errori provocati dall'immissione di dati manuale.

10
secondi
​La durata del lavoro di stampa di etichette dalla selezione di etichette al lotto stampato di etichette è passata da 1-2 minuti a 10 secondi.

50modelli
12.000 documenti Microsoft Word sono stati ridotti ad appena 50 modelli di etichette.

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​La trasformazione digitale dell'etichettatura ridurrà
gli errori di etichettatura e determinerà nuovi livelli di efficienza.

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Background

L'azienda produce prodotti biotecnologici e li vende ai distributori.

In media, questa fabbrica etichetta circa 1600 spedizioni al giorno. La maggior parte dei clienti ha specifiche particolari per ogni tipo di etichetta. Il magazzino utilizza due sistemi informatici per gestire l'elaborazione degli ordini e l'etichettatura: un sistema di gestione del magazzino (WMS) e un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP).

Industria: Settore: biotecnologia, industria manifatturiera
Soluzione: NiceLabel LMS

Sfide

I processi manuali hanno inciso sull'efficienza

Prima di implementare NiceLabel, il cliente doveva fare i conti con gli errori e le inefficienze dovuti ai processi manuali. Come spiega il responsabile IT della fabbrica, "Avevamo circa 12.000 documenti Microsoft Word archiviati su un server di file/stampa. Questi documenti contenevano tutte le varie etichette che abbiamo utilizzato per i nostri clienti. Avevamo oltre 30 diverse dimensioni di etichette, quindi nulla era standardizzato".

I dipendenti che lavorano nelle postazioni di imballaggio del magazzino dovevano stampare le etichette direttamente da Microsoft Word. Per confezionare un ordine del cliente si doveva prima cercare il cliente nel sistema, trovare il tipo di etichetta corretto per quel cliente, aprire l’etichetta, compilarla inserendo le informazioni corrette e quindi stamparla. A causa del gran numero di layout, i dipendenti dovevano regolare manualmente la stampante per gestire il layout in questione. Se l’etichetta aveva dimensioni errate o se si verificava un problema con la stampante, i dipendenti dovevano ripetere l’intero processo per apportare le modifiche necessarie. “Abbiamo stimato che ci volevano 1-2 minuti per trovare le etichette necessarie per ogni ordine. Senza contare il tempo necessario per cambiare le dimensioni dell’etichetta o regolare la stampante. E questo processo doveva essere ripetuto per ogni cliente”, racconta il responsabile IT.

I modelli sbloccati aumentano il rischio di errori

Oltre alla natura del processo, che richiede molto tempo, i dipendenti dovevano anche inserire e modificare manualmente le informazioni del modello di etichetta. Poiché i modelli di etichetta venivano archiviati in Microsoft Word, potevano essere modificati da chiunque. Sorgevano dei problemi a causa di errori nell'inserimento dei dati e di modifiche involontarie alle etichette. "Il rischio di errori era molto elevato perché era possibile modificare il testo nell'etichetta. Si verificavano molti errori a causa del numero di lotto sbagliato, di un codice a barre sbagliato o perché il testo dell'articolo era stato sovrascritto. Tutte queste cose erano a rischio perché il modello non era bloccato". Il team responsabile della gestione della qualità del magazzino si occupava principalmente di garantire la qualità dei materiali in entrata. Ciò significava che gli errori di etichettatura spesso non venivano rilevati fino a quando non venivano scoperti dal cliente. La conseguente rietichettatura delle spedizioni dei clienti era costosa e, con circa 10-15 errori al mese, la situazione non era sostenibile. La mancanza di una cronologia stampata delle etichette, inoltre, impediva la tracciabilità delle etichette spedite in caso di richiamo o di reclami dei consumatori. Il processo manuale comportava inoltre l'assenza di un processo di controllo della qualità per l'elaborazione delle richieste di modifica delle etichette.

Il reparto IT decise di affrontare questi problemi ricorrendo a una soluzione di gestione delle etichette che potesse integrarsi con i sistemi WMS ed ERP esistenti. Il loro obiettivo era quello di eliminare gli errori, ridurre i tempi di stampa e aumentare la qualità delle etichette stampate.

Soluzioni

Per creare le etichette, il cliente utilizza il sistema di gestione delle etichette NiceLabel, con il suo configuratore integrato. I modelli di etichetta sono dotati di campi di testo definiti per assicurare formati e informazioni standardizzati su ciascuna etichetta. Tutte le informazioni sono archiviate in un database sicuro. Il sistema di gestione dei documenti (DMS) di NiceLabel fa sì che la fabbrica disponga di un processo di richiesta di modifiche che consente di attivare facilmente le modifiche e testarle prima di rilasciarle nell'ambiente di produzione live.

Ora gli utenti dispongono di un pulsante di stampa nel WMS che invia tutte le informazioni relative alle etichette al modulo NiceLabel Automation tramite Web service. Il modulo Automation unisce i dati con il layout dell'etichetta e stampa l'etichetta. Gli utenti non devono inserire o selezionare dati aggiuntivi; tutti i dati vengono trasferiti dal WMS al sistema di gestione di etichette in formato elettronico.

Risultati

NiceLabel semplifica il processo di stampa ed elimina gli errori

Dopo l'implementazione di NiceLabel, l'intero processo di stampa è stato semplificato. "Ora i dipendenti possono stampare direttamente da NiceLabel o dal nostro sistema di magazzino", commenta il responsabile IT. "Tutte le informazioni sui clienti vengono trasferite automaticamente dal nostro sistema ERP a NiceLabel. Tutte le regolazioni necessarie per la configurazione della stampante vengono memorizzate nell'etichetta e trasferite alla stampante, quindi non è necessario alcun intervento manuale". Il processo completamente chiuso garantisce l'accuratezza delle informazioni e riduce gli errori dovuti all'immissione manuale dei dati. In pratica, dall'implementazione di NiceLabel, l'azienda è passata da 10-15 errori al mese a zero.

La digitalizzazione determina un funzionamento più efficiente

Un altro obiettivo del cliente era quello di ridurre i tempi di stampa delle etichette. Ora che l'azienda ha implementato NiceLabel e automatizzato l'intero processo di stampa delle etichette, il tempo necessario per iniziare un processo di stampa è passato da 1-2 minuti solo per trovare l'etichetta necessaria a 10 secondi dalla selezione delle etichette al lotto di etichette stampate. L'azienda è riuscita anche a standardizzare i modelli utilizzati, il che significa meno modelli da mantenere. "Siamo passati da 12.000 documenti Microsoft Word a 50 modelli. Prima avevamo circa 30 diverse dimensioni di etichette; ora ne abbiamo tre". I vantaggi di trasformare un processo in gran parte manuale in un processo digitalizzato sono evidenti. "Stimiamo di aver risparmiato 20-30 ore settimanali con la soluzione NiceLabel", afferma il responsabile IT. La flessibilità di NiceLabel significa anche che l'azienda è in grado di offrire ai clienti il livello di personalizzazione dell'etichetta richiesto. "Abbiamo molti tipi diversi di informazioni nel nostro sistema ERP. I clienti desiderano avere testi e numeri di articolo personalizzati e per questo NiceLabel è assolutamente perfetto".

Clienti e personale si rendono conto del valore del nuovo sistema

L'implementazione di un nuovo sistema di etichettatura ha richiesto sia ai clienti che ai dipendenti della fabbrica di adattarsi a un nuovo modo di fare. Per convincere i clienti ad accettare i cambiamenti nei requisiti delle etichette è stato necessario negoziare un po', ma sono stati felici di accettare i cambiamenti quando hanno toccato con mano la maggiore precisione ed efficienza del processo di produzione delle etichette digitalizzate. Lo stesso è accaduto con i dipendenti. Qualsiasi esitazione iniziale nell'introdurre un sistema completamente nuovo è scomparsa una volta che i dipendenti hanno potuto constatare la differenza nella digitalizzazione effettuata durante la loro giornata lavorativa. "Dopo 1-2 settimane di utilizzo di NiceLabel, tutti hanno capito il valore del software e del progetto".

Stimiamo di aver risparmiato 20-30 ore settimanali con la soluzione NiceLabel

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