Une usine transforme numériquement son étiquetage avec NiceLabel

Les défis

  • Nombreux modèles et variations d’étiquettes
  • Processus d'impression inefficace
  • Modèles non sécurisés entraînant des erreurs d’étiquetage
  • Processus d'assurance qualité manuels compliquant la prévention d'erreurs

Solutions

  • Le système de gestion de l'étiquetage NiceLabel LMS
  • Éditeur d'étiquettes de NiceLabel
  • Un système de gestion de documents
  • Intégration avec le système de gestion d’entrepôt (WMS) et l’utilisation du module NiceLabel Automation

Résultat

  • Réduction du nombre d’erreurs de 10-15 par mois à zéro
  • Réduction du temps d'impression d'étiquette de 1-2 minutes (rien que pour trouver une étiquette) à 10 secondes, du choix à l'impression de l'étiquette
  • Réduction des modèles d'étiquettes de 12 000 à 50
  • 20 à 30 heures de main-d’œuvre gagnées grâce à NiceLabel

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Les résultats en chiffres

zéro
erreurs
​L’entreprise a éliminé le risque d’erreurs dues à la saisie de données manuelle.

10
secondes
​Le lancement d’un travail d’impression d’étiquette est passé de 1-2 minutes (rien que pour trouver l’étiquette en question) à 10 secondes, du choix de l’étiquette à l’impression par lots.

50 modèles
L’entreprise est passée de 12 000 documents Microsoft Word documents à 50 modèles d’étiquettes.

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​La transformation numérique de votre étiquetage réduira les erreurs d’étiquetage
et conduira à de nouveaux niveaux d’efficacité.

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Contexte

L'entreprise fabrique des produits dans la biotechnologie et les vend à des distributeurs.

En moyenne, cette usine appose des étiquettes sur 1 600 produits destinés à l’expédition par jour. La plupart des clients ont des exigences personnelles pour chaque type d’étiquette. L’entrepôt utilise deux systèmes informatiques pour gérer le traitement des commandes et l’étiquetage : un système de gestion d’entrepôt (WMS) et un progiciel de gestion intégré (ERP).

Industrie : Biotechnologie, fabrication
Solution : LMS de NiceLabel

Les défis

Les processus manuels nuisent à l'efficacité

Avant d’installer NiceLabel, le client était confronté à des erreurs et à un manque d’efficacité dus aux processus manuels. Comme l’explique le responsable informatique : « Nous avions environ 12 000 documents Microsoft Word stockés sur un serveur d’impression. Ces documents contenaient toutes les étiquettes variées que nous utilisions pour nos clients. Nous avions plus de 30 différentes tailles d’étiquettes, ainsi rien n’était normalisé. »

Les employés de l’entrepôt d’emballage devaient imprimer les étiquettes directement à partir de Microsoft Word. Pour emballer une commande client, ils devaient commencer par rechercher le client dans le système, trouver le bon type d’étiquette pour ce client, ouvrir l’étiquette, y mettre les bonnes informations puis l’imprimer. Étant donné le grand nombre de formats d’étiquettes, les employés devaient régler manuellement www.nicelabel.com l’imprimante pour gérer la mise en page en question. Si la taille de l’étiquette ne convenait pas ou si l’imprimante rencontrait un problème, ils devaient tout recommencer pour effectuer les modifications nécessaires. « Selon nos estimations, il fallait 1 à 2 minutes pour trouver les étiquettes correspondant à chaque commande. Sans compter le temps nécessaire à la modification de la taille de l’étiquette ou au réglage de l’imprimante. Et ce processus se répétait pour chaque client », raconte le responsable informatique.

Les modèles déverrouillés augmentaient le risque d'erreurs

En plus de ce processus chronophage, les employés devaient aussi saisir et modifier manuellement les informations des modèles d’étiquettes. Les modèles étant enregistrés dans Microsoft Word, n’importe qui pouvait les modifier. Ce qui donnait lieu à des erreurs de saisie de données et d’étiquettes modifiées par inadvertance. « Le risque d’erreurs était très élevé car il était possible de modifier le texte dans l’étiquette. Il y avait beaucoup d’erreurs : mauvais numéro de lot, code à barres incorrect ou texte d’article écrasé par un autre. Tout était sujet aux erreurs car le modèle n’était pas verrouillé. » L’objectif principal de l’équipe de gestion de la qualité de l’entrepôt était de s’assurer de la qualité des matériaux entrant dans l’entrepôt. Autrement dit, les erreurs d’étiquetage n’étaient détectées que lorsque le client lui-même les découvrait. Le ré-étiquetage des expéditions client qui en résulte était coûteux, et partant sur une estimation de 10 à 15 erreurs par mois, cette situation ne pouvait tout simplement plus durer. Le manque d’historique d’impression d’étiquettes signifiait également qu’il n’y avait aucune trace des étiquettes expédiées en cas de rappel ou de plainte d’un client. Le processus manuel sous-entendait aussi qu’il n’y avait pas de processus de contrôle qualité mis en place pour le traitement des demandes de modifications d’étiquettes.

Le service informatique a décidé de contrer ces problèmes en trouvant une solution de gestion de l'étiquetage pouvant intégrer ses WMS et ERP existants. Son but était d'éliminer le risque d'erreurs, de réduire le temps d'impression et d'augmenter la qualité des étiquettes imprimées.

Solutions

Le client utilise le système de gestion de l’étiquetage NiceLabel LMS et son éditeur d’étiquettes intégré pour créer des étiquettes. La fonction des modèles d’étiquettes détermine des champs de texte afin de garantir des mises en page et des informations normalisées pour chaque étiquette. Toutes les informations sont stockées dans une base de données sécurisée. Le système de gestion de documents (DMS) de NiceLabel s’assure que l’usine a un processus de demande de modification en place lui permettant de déployer les modifications facilement et de les tester avant de les lancer dans l’environnement de production en direct.

Les utilisateurs ont désormais un bouton d’impression dans le WMS qui envoie l’ensemble des informations de l’étiquette au module Automation de NiceLabel via le Web Service. Le module Automation fusionne les données avec la mise en page de l’étiquette puis l’imprime. Les utilisateurs n’ont pas besoin de saisir des données supplémentaires ou de faire des choix supplémentaires. Toutes les données sont transférées électroniquement du WMS au système de gestion de l’étiquetage.

Résultat

NiceLabel rationalise le processus d'impression et élimine le risque d'erreurs

Suite à l’installation de NiceLabel, l’intégralité du processus d’impression est devenu plus efficace. « Les employés peuvent désormais imprimer directement à partir de NiceLabel ou de notre système d’entrepôt », déclare le responsable informatique. « Toutes les informations des clients sont transférées automatiquement de notre ERP à NiceLabel. Le paramétrage d’imprimante requis est stocké dans l’étiquette et transféré à l’imprimante, sans qu’aucune manipulation soit nécessaire. » Le processus global s’assure de la précision des données et réduit le risque d’erreurs dues à la saisie de données manuelle. L’entreprise est passée de 10-15 erreurs par mois à zéro depuis qu’elle a installé NiceLabel.

La numérisation augmente l'efficacité des opérations

L’autre objectif du client était de réduire le temps d’impression des étiquettes. Depuis qu’il a installé NiceLabel et automatisé tout son processus d’impression d’étiquettes, le temps nécessaire au lancement d’un travail d’impression d’étiquette est passé de 1-2 minutes (rien que pour trouver l’étiquette en question) à 10 secondes, du choix de l’étiquette à l’impression par lots. L’entreprise a également pu normaliser ses modèles existants, qui ont de ce fait baissé en nombre. « Nous sommes passés de 12 000 documents Microsoft Word à 50 modèles. Avant, nous avions environ 30 tailles d’étiquettes différentes. Aujourd’hui, nous n’en avons plus que trois. » Les avantages liés à la transformation d’une opération essentiellement manuelle à un processus numérique sont évidents. « Nous estimons avoir gagné 20 à 30 heures par semaine avec la solution NiceLabel », affirme le responsable informatique. La souplesse de NiceLabel permet aussi à l’entreprise de continuer à proposer à ses clients le niveau de personnalisation d’étiquettes demandé. Nous avons beaucoup de types d’informations différents dans notre ERP. Les clients demandent un texte personnel et des numéros d’articles, et pour ça, NiceLabel est absolument parfait. »

Les clients et le personnel reconnaissent la valeur du nouveau système

L’installation d’un nouveau système d’étiquetage a demandé aux clients comme aux employés un effort d’adaptation à une nouvelle façon de faire. Alors que l’entreprise devait convaincre ses clients d’accepter de nouvelles exigences en matière d’étiquetage, ces derniers ont accueilli favorablement ces changements lorsqu’ils ont vu l’amélioration de la précision et de l’efficacité du processus de production d’étiquettes numérique. Il en va de même pour les employés. L’hésitation du début quant à l’installation d’un tout nouveau système a disparu lorsqu’ils ont vu la différence dans leur travail au quotidien. « Une à deux semaines après l’installation de NiceLabel, tout le monde avait compris la valeur du logiciel et du projet. »

Nous estimons avoir gagné 20 à 30 heures par semaine avec la solution NiceLabel.

Directeur du service informatique

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