Gestion de documents

Gérez l'ensemble de votre étiquetage dans une seule base de données sécurisée

De nombreuses organisations disposent de processus d'approbation/gestion des versions d'étiquettes et de procédures d'assurance qualité manuelles pénibles. Ces démarches de contrôle qualité sont anciennes, coûteuses, faillibles et ne respectent pas la plupart des réglementations de l'industrie, ce qui augmente le risque d'erreurs d'étiquetage et entraîne la mise en quarantaine, le ré-étiquetage, la mise au rebut, le retrait des produits, des amendes voire une perte d'activités.

 

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Comment la gestion de documents peut vous aider ?

Le système de gestion de documents (DMS) est une application Web HTML moderne qui stocke tous les documents et toutes les configurations de l'étiquetage dans une base de données centrale.

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  • En tant que partie intégrante du système de gestion de l'étiquetage, le DMS prend en charge les modèles de conception d'étiquettes pour les mettre en production. Il s'agit de l'outil d'assurance qualité et de traçabilité à utiliser pour gérer et gagner en visibilité dans toutes les étapes de votre processus d'étiquetage.
  • Semblable à Microsoft SharePoint mais conçu pour l'étiquetage, le DMS de NiceLabel propose une démarche simple et intuitive pour centraliser et contrôler l'ensemble de votre processus d'étiquetage.

Sécurisez l'accès à tous vos documents


Stockage centralisé et sécurisé qui élimine les risques de doublons

Tous les documents d'étiquettes sont stockés dans une base de données SQL centrale. Les utilisateurs archivent ou extraient les documents de notre éditeur d'étiquettes pour éviter les conflits de modifications simultanées d'un même document par différentes personnes.


Gestion automatique des versions de documents

Le contrôle des versions vous permet d'accéder à l'historique complet des modèles et des demandes de modification à des fins de sauvegarde et d'audit.


La consolidation des modèles augmente l'efficacité

Chaque modèle de NiceLabel est optimisé pour plus de 5 000 modèles d'imprimantes, ce qui réduit le nombre de variations d'étiquettes à conserver.


L'indexation et la recherche unique réduisent les risques de doublons

Tous les éléments du modèle d'étiquette sont indexés, ce qui permet de les trouver rapidement, de les comparer visuellement et de les modifier. La recherche couvre la totalité de la base de données pour vous aider à éviter des variations d'étiquettes redondantes ou doublons.

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Assurance qualité

Des flux d'approbation électroniques sécurisés

Le flux d'approbation automatise l'envoi des étiquettes vers les gestionnaires et contrôleurs qualité pour révision et approbation. Les intervenants sont automatiquement informés par e-mail, envoyé directement par le DMS. Ils peuvent comparer, approuver ou rejeter les modifications directement dans le système.

Les comparatifs de l'étiquette garantissent la qualité

Cette fonctionnalité permet de comparer automatiquement deux versions d'étiquettes en mettant graphiquement en évidence les différences. Vous pouvez facilement repérer les différences susceptibles de passer inaperçues pour gagner en qualité.

Un contrôle detoutes les modifications d'étiquettes

Effectuez des modifications d'étiquettes dans un environnement de test que vous pouvez prévisualiser avant de les rendre disponibles dans l'environnement de production. Les données principales des étiquettes sont ainsi protégées et vous êtes assuré de ne pas publier des modifications non vérifiées dans la base de données active. Vous gardez un contrôle total sur la manière et le moment auxquelles les modifications sont disponibles pour garantir que les informations sont correctes et que les personnes concernées ont été informées.

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Traçabilité et visibilité incomparable

Traçabilité inégalable

Notre DMS permet d'augmenter
votre traçabilité et visibilité

La fonctionnalité de l'historique du DMS conserve un affichage graphique et l'enregistrement des données pour chaque étiquette imprimée dans l'ensemble de votre organisation. L'historique conserve également les traces des erreurs système, des événements et des alertes. Il fournit les rapports d'audits et la documentation nécessaires au respect des réglementations. La fonctionnalité des rapports du DMS vous envoie les informations dont vous avez besoin pour améliorer et affiner vos processus de production et comparer les charges de travail de tous les serveurs, utilisateurs et imprimantes.

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Sécurisez votre processus d'étiquetage
grâce au contrôle d'accès basé sur les rôles

Les systèmes de gestion de qualité et les organismes de réglementation exigent généralement une documentation complète et des rapports d'audits pour vos processus d'étiquetage. Grâce à notre système de gestion de l'étiquetage, les administrateurs ont un contrôle total sur les utilisateurs qui peuvent accéder aux processus d'étiquetage spécifiques et peuvent déterminer le niveau d'accès de chaque utilisateur. Un contrôle d'accès basé sur les fonctions des utilisateurs (RBAC) régule l'accès aux documents et ressources en fonction du rôle de chaque utilisateur. Ces limitations peuvent être paramétrées en utilisant l'authentification de Windows Active Directory.

Contrôle d'accès basé sur les fonctions des utilisateurs pour votre système de gestion de l'étiquetage
Évitez les temps d'arrêt impromptus grâce à la gestion des imprimantes et aux alertes

Évitez les pannes impromptues
grâce à la gestion des imprimantes et aux alertes

Les pannes impromptues peuvent entraîner des retards coûteux pour votre activité. Le système de gestion de l'étiquetage de NiceLabel inclut des fonctionnalités de gestion des imprimantes et d'alertes qui vous fournissent en temps réel un aperçu de toutes les imprimantes connectées, des les travaux d'impression actifs et des clients connectés. Grâce à ces informations, l'assistance informatique peut rapidement résoudre les problèmes de panne. Les administrateurs reçoivent des notifications automatiques par e-mail si une erreur survient, et les traitent immédiatement.

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Apprendre à numériser les processus d'étiquetage

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