Factory transforma digitalmente el etiquetado con NiceLabel

Desafíos

  • Numerosas plantillas de etiquetas y variaciones de etiquetas
  • Procesos de impresión ineficientes
  • Plantillas inseguras que conducían a errores en el etiquetado
  • Procesos manuales de aseguramiento de la calidad que hicieron que la prevención de errores sea un desafío

Soluciones

  • Sistema de administración de etiquetas de NiceLabel
  • NiceLabel Label Designer
  • Sistema de administración de documentos
  • Integración con WMS usando el módulo NiceLabel Automation

Resultados

  • Reducción de errores de 10-15 por mes a cero
  • Reducir el tiempo de impresión de 1-2 minutos, solamente para colocar una etiqueta, a tan solo 10 segundos, desde la selección de la etiqueta hasta la etiqueta impresa
  • Reducir las plantillas de etiquetas de 12 000 a 50
  • Ahorro de 20-30 horas/hombre por semana con NiceLabel

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Resultados en números

Cero
errores
La empresa eliminó los errores provocados por la entrada manual de datos

10
segundos
El tiempo de trabajo de impresión de etiquetas desde la selección de etiquetas hasta lotes impresos de etiquetas pasó de 1-2 minutos a 10 segundos

50 plantillas
12 000 Los documentos de Microsoft Word se redujeron a solo 50 plantillas de etiquetas.

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La transformación digital de su etiquetado reducirá
errores en las etiquetas y generará nuevos niveles de eficiencia.

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Antecedentes

La empresa fabrica productos de biotecnología y los vende a los distribuidores.

En promedio, esta fábrica etiqueta alrededor de 1600 envíos diarios. La mayoría de los clientes tienen especificaciones individuales para cada tipo de etiqueta. El almacén utiliza dos sistemas de TI para gestionar el procesamiento y el etiquetado de pedidos: un sistema de administración de almacenes (WMS) y un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).

Industria: Biotecnología, fabricación
Solución: LMS de NiceLabel

Desafíos

Los procesos manuales afectaron la eficiencia

Antes de implementar NiceLabel, el cliente tenía problemas de errores e ineficiencia debido a los procesos manuales. Como explica el Gerente de Tecnología de la Información (TI) de la fábrica, "Teníamos aproximadamente 12 000 documentos de Microsoft Word almacenados en un servidor de archivos/impresión. Estos documentos contenían las diferentes etiquetas que utilizábamos para nuestros clientes. Teníamos más de 30 tamaños diferentes de etiquetas, por lo que nada estaba estandarizado".

Los empleados que trabajaban en los lugares de empaque del almacén tenían que imprimir las etiquetas directamente desde Microsoft Word. Para empaquetar un pedido para el cliente, primero debían buscar al cliente en el sistema, encontrar el tipo de etiqueta correcto para ese cliente, abrir la etiqueta, completarla con la información correcta y luego imprimir la etiqueta. Debido a la gran cantidad de diseños, los empleados debían ajustar manualmente la impresora para manejar el diseño en cuestión. Si la etiqueta tenía un tamaño incorrecto o si había un problema con la impresora, los empleados tenían que volver a realizar todo el proceso para realizar los cambios necesarios. “Estimamos que tomaba de 1 a 2 minutos encontrar las etiquetas que necesitaban para cada pedido. Esto sin incluir el tiempo que tomaba cambiar el tamaño de la etiqueta o ajustar la impresora. Y este proceso debía repetirse para cada cliente", explica el gerente de TI.

Las plantillas desbloqueadas aumentaban el riesgo de errores

Además de que el proceso demandaba mucho tiempo, los empleados también tenían que introducir y modificar manualmente la información de la plantilla de etiqueta. Dado que las plantillas de etiquetas se conservaban en Microsoft Word, cualquier persona podía editarlas. Surgían problemas debido a errores en la entrada de datos y cambios inadvertidos en las etiquetas. "El riesgo de errores era muy alto porque cualquiera podía editar el texto en la etiqueta. Teníamos muchos errores debido a número de lote incorrecto, código de barras incorrecto o porque el texto del artículo había sido sobrescrito. Todas estas cosas estaban en riesgo porque la plantilla no estaba bloqueada". El equipo de administración de calidad del almacén se enfocaba principalmente en garantizar la calidad de los materiales que entraban al almacén. Esto significaba que los errores en las etiquetas a menudo no se detectaban hasta que el cliente los descubría. El reetiquetado resultante de los envíos a clientes era costoso; y con aproximadamente 10-15 errores por mes, la situación simplemente no era sostenible. La falta de un historial de etiquetas impresas también significaba que no había trazabilidad de las etiquetas enviadas en caso de un retiro o de reclamaciones de los clientes. El proceso manual también significaba que no existía un proceso de control de calidad para aplicar las solicitudes de cambios en las etiquetas.

El departamento de TI decidió abordar estos problemas buscando una solución de administración de etiquetas que pudiera integrarse con sus sistemas WMS y ERP existentes. Su objetivo era eliminar errores, reducir el tiempo de impresión y aumentar la calidad de las etiquetas impresas.

Soluciones

El cliente utiliza el sistema de administración de etiquetas de NiceLabel, con su diseñador de etiquetas incorporado, para crear etiquetas. Las plantillas de etiquetas presentan campos de texto definidos para garantizar formatos e información estandarizados en cada etiqueta. Toda la información se almacena en una base de datos segura. El sistema de administración de documentos (DMS) de NiceLabel garantiza que la fábrica tenga implementado un proceso de solicitud de cambios que les permita implementar cambios fácilmente y probarlos antes de publicarlos en el entorno de producción en vivo.

Los usuarios ahora tienen un botón de impresión en el WMS que envía toda la información de la etiqueta al módulo de NiceLabel Automation a través del servicio web. El módulo de automatización combina los datos con el diseño de la etiqueta e imprime la etiqueta. Los usuarios no necesitan introducir otros datos ni hacer selecciones adicionales; todos los datos se transfieren electrónicamente desde el WMS al sistema de administración de etiquetas.

Resultados

NiceLabel optimiza el proceso de impresión y elimina errores

Después de implementar NiceLabel, todo el proceso de impresión se ha simplificado. "Ahora los empleados pueden imprimir directamente desde NiceLabel o desde nuestro sistema de almacenes", explica el gerente de TI. "Toda la información del cliente se transfiere automáticamente desde nuestro sistema ERP a NiceLabel. Los ajustes necesarios de configuración de la impresora se almacenan en la etiqueta y se transfieren a la impresora, por lo que no se necesita ninguna entrada manual". El proceso completamente cerrado garantiza que la información sea precisa y reduce los errores debido a la entrada de datos manual. De hecho, desde la implementación de NiceLabel, la empresa ha pasado de 10-15 errores por mes a cero errores.

La digitalización conduce a una operación más eficiente

Otro objetivo que tenía el cliente era reducir el tiempo asociado con la impresión de etiquetas. Ahora que han implementado NiceLabel y han automatizado todo el proceso de impresión de etiquetas, el tiempo para iniciar un trabajo de impresión de etiquetas ha pasado de 1-2 minutos solo para encontrar la etiqueta necesaria a 10 segundos desde la selección de la etiqueta hasta el lote impreso de etiquetas. La empresa también ha podido estandarizar las plantillas que usan, lo que implica menos plantillas que mantener. "Pasamos de 12 000 documentos de Microsoft Word a 50 plantillas. Antes teníamos aproximadamente 30 tamaños diferentes de etiquetas; ahora tenemos tres". Los beneficios de transformar un proceso en gran parte manual a uno digital son evidentes”. “Calculamos que hemos ahorrado entre 20 y 30 horas por semana con la solución de NiceLabel”, afirma el gerente de TI. La flexibilidad de NiceLabel también significa que la empresa aún puede ofrecer a los clientes el nivel de personalización de etiquetas que requieren. “Tenemos muchos tipos diferentes de información en nuestro sistema ERP. Los clientes quieren tener textos y números de artículos individuales, y para esto NiceLabel es absolutamente perfecto“.

Los clientes y el personal ven el valor del nuevo sistema

La implementación de un nuevo sistema de etiquetado necesitó que tanto los clientes como los empleados de la fábrica se adaptaran a una nueva forma de hacer las cosas. Si bien lograr que los clientes aceptaran cambios en los requisitos de su etiqueta requirió algo de negociación, estuvieron felices de aceptar los cambios cuando experimentaron una mayor precisión y una mayor eficiencia en el proceso de producción de etiquetas digitalizadas. Lo mismo fue cierto con los empleados. Cualquier duda inicial respecto de la introducción de un sistema completamente nuevo desapareció una vez que los empleados pudieron ver la diferencia que la digitalización logró en su día de trabajo. “Después de 1-2 semanas con NiceLabel, todos entendieron el valor del software y el proyecto”.

Estimamos que hemos ahorrado entre 20 y 30 horas por semana con la solución NiceLabel.

Gerente del Departamento de TI

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